DIAGRAMANDO SUS PROCESOS-1

 

DIAGRAMANDO SUS PROCESOS

 

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INTRODUCCION

 

Antes de usar esta herramienta, asegúrese que su operación tiene:

 

 

·        Un Gerente de Implementación.

·        Conocimiento y compromiso gerencial.

·        Un equipo central de implementación.

·        Conocimiento de los empleados a todo nivel.

·        Un equipo central de implementación entrenado.

 

 

Si usted necesita alguna guía con respecto a los pasos anteriores, por favor diríjase al Gerente de Implementación. Si ha completado los pasos anteriores exitosamente, usted esta listo para tomar el siguiente paso en la implementación  de El Sistema de Calidad – Diagramando sus Procesos, también llamado Mapeo de Procesos.

 

La diagramación de flujo es un esfuerzo de equipo. Cada equipo de diagramación debe comenzar desarrollando una comprensión común de su proceso. El equipo puede necesitar resolver algunos malentendidos y opiniones cambiantes con respecto a cómo el proceso se lleva a cabo. Ellos trabajarán conjuntamente para acordar cómo trabaja el proceso actual e identificar qué cambios deben hacerse para su mejoramiento. Usted y su equipo pueden usar diagramas para crear la documentación.

 

PROPOSITO

 

Equipos de diagramación:

 

·        Facilitar las mejoras del proceso a través de la identificación de clientes y proveedores del mismo.

·        Diagramación del proceso actual

·        Reunir conocimiento colectivo para asegurarse de que todos los pasos sean revisados.

·        Permitir a otros, tales como nuevos asociados, aprender cómo trabaja su proceso.

·        Proveer de la información principal para el proceso de documentación

 

 

  

QUÉ ES UNA DIAGRAMACIÓN

 

Una diagramación o mapa de proceso es una explicación visual de cómo el proceso fluye y se conecta. Es una secuencia de pasos, actividades y decisiones que convierten entradas en salidas finales (producto o servicio) para un cliente especifico (interno o externo).

 

 

Entrada                                            Proceso                                           Salida

 

 

El diagrama no debe ser demasiado detallado. Un proceso de cerca de 10 pasos es suficiente para un diagrama. Use diagramas separados para detallar actividades adicionales que son parte de un proceso más grande. De un proceso macro (que define los grandes pasos), pueden ser identificados procesos micro  (los cuales clarifican actividades más especificas que ocurren dentro de un proceso macro); de un proceso micro, pueden ser identificados subprocesos  (que ofrecen actividades aún más detalladas que ocurren dentro del proceso micro). Detalle el proceso a los niveles que sean necesarios.

 

Entonces cómo sabemos qué tanto detalle es suficiente? Adicione solamente el detalle suficiente para que los miembros del equipo entiendan qué hacer.

 

Pasos del Proceso:  Alistándose para el trabajo en la mañana

 

·        La alarma me despierta.

·        Salgo de la cama.

·        Me lavo los dientes.

·        Me visto.

·        Desayuno.

·        Salgo al Trabajo.

 

Si usted decide adicionar detalles como “Tome el cepillo de dientes – coloque pasta dental al cepillo de dientes – ponga el cepillo de dientes en la boca”, esto puede ser demasiado detalle . Hágalo amigable, fácil de entender y al nivel de detalle que la mayoría de personas puedan entender.

 

El ejemplo anterior “ Alistándose para el trabajo en la mañana” es un ejemplo muy simple de un proceso. Algunos procesos pueden ser bastante complejos, amplios en alcance, y pueden cruzar límites funcionales de una organización. Aquí hay algunos ejemplos típicos de procesos macro en una planta de impresión.

 

·        Recepción y manejo de materia prima.

·        Orden de Producción.

·        Elaboración de artes.

·        Elaboración de planchas.

·        Impresión.

·        Laminado.

·        Corte.

·        Estibado.

·        Empaque.

·        Almacenamiento.

·        Distribución.

 

Los procesos macro son usualmente mapeados por miembros de un equipo de funcionamiento cruzado o por el equipo central de implementación. De un proceso macro varios procesos micro pueden ser identificados. Por ejemplo, dentro del proceso macro “Elaboración de Planchas”, ocurren los procesos micro “Recepción de cromalín”, “Quemado de planchas”, y “ Pruebas de montaje”.

 

Por qué detallar los procesos macro? Usted va a utilizar estos diagramas para crear la documentación en el futuro. Los diagramas que son claros en su alcance y suficientemente detallados como para visualizar el proceso serán un recurso valioso, le ayudarán a producir documentación clara y precisa.

 

 

QUIÉN COMPLETA EL DIAGRAMA?

 

Idealmente, un equipo de individuos que trabaja estrechamente con el proceso crean el diagrama.

 

Las personas que realizan el trabajo son el mejor recurso para saber cómo esta funcionando el proceso. Ellos tienen la experiencia y el conocimiento para crear el mejor diagrama del proceso.

 

 

CUÁLES SON LOS PASO PARA CREAR UN DIAGRAMA DE PROCESO?

 

PASO 1:        Seleccione el equipo.

 

PASO 2:        Seleccione el proceso a diagramar e identifique el principio y el final del mismo.

 

PASO 3:        El proceso PEPSC (en inglés SIPOC) identifica los Proveedores, Entradas, Procesos, Salidas y Clientes.

 

PASO 4:        Piense actividades o pasos en el proceso.

 

PASO 5:        Visualmente muestre la conexión de las actividades y decisiones del proceso.

 

PASO 6:        Identifique los puntos de control.

 

Aprendamos a crear un diagrama mirando detenidamente estos pasos.

 

PASO 1:        SELECCIONE EL EQUIPO.

 

Seleccionar las personas apropiadas para el equipo de diagramación es un punto crítico. Seleccione personas que están familiarizadas con el proceso. Las persona que trabajan con la actividad día a  día son las mejores para definir cómo esta funcionando el proceso. Seleccione un equipo de 3 a 5 personas, un equipo más grande puede ser incómodo. Puede haber un líder de equipo designado o este puede rotar roles.

 

Los equipos necesitan el apoyo del equipo central de implementación. El equipo central de implementación puede ayudar a coordinar los horarios de trabajo para minimizar las perturbaciones al negocio, asegurándose que cada día la carga de trabajo cotidiano sea cumplida. El tiempo que toma diagramar un proceso depende de muchas variables. Un equipo que esta familiarizado de como diagramar un proceso puede tomar de 4 a 5 horas para producir un diagrama; sin embargo, un equipo poco experimentado tomará más tiempo para completarlo. Este tiempo esta dividido en varias secciones. Planee una reunión inicial para enseñar a las personas las bases de cómo trabajar en equipo, sus roles en la creación de un diagrama de proceso, y por qué es importante para la iniciativa de Calidad. Otras reuniones de equipo pueden ser de  1 a 2 horas según lo permitan los compromisos de trabajo, pero las reuniones no deben estar separadas por más de 3 días. Asegúrese de reunirse en un lugar donde las distracciones e interrupciones sean limitadas.

 

 

PASO 2:        SELECCIONE EL PROCESO A DIAGRAMAR E IDENTIFIQUE EL PRINCIPIO Y EL FINAL DEL MISMO

 

Miremos el proceso global “Elaboración de planchas” para comprender mejor cómo los procesos son seleccionados y el rol esperado del equipo de diagramación.

 

 

Elaboración de Planchas

 

 

Asumamos que el equipo central de implementación identificó cuales procesos diagramar dentro de la operación global “Elaboración de planchas”, y ellos priorizaron las actividades del diagrama basados en el impacto que el proceso tiene en el negocio y en las satisfacción del cliente.

 

Para cada proceso identificado, el equipo de diagramación empezará su trabajo especificando el punto inicial y final del proceso. Examinemos el proceso macro  “Impresión” que el equipo central de implementación diagramó. Al examinar el proceso macro seremos capaces de identificar cuáles procesos micro necesitaremos diagramar. El proceso macro “Impresión” puede verse así:

 

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